Dla klientów oraz rodziców i przedstawicieli ustawowych małoletnich klientów

Wersja obowiązująca od 20 września 2026 r.

Ten dokument wyjaśnia, w jaki sposób Fundacja przetwarza dane osób korzystających ze wsparcia psychologicznego oraz dane rodziców, opiekunów i przedstawicieli ustawowych małoletnich klientów. Informacja obejmuje etap umawiania spotkania, realizację wsparcia, rozliczenia i kontakt po zakończeniu współpracy.

Przetwarzamy dane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym RODO, oraz właściwymi przepisami krajowymi. W przypadku danych o zdrowiu stosujemy podwyższony poziom ochrony i ograniczamy dostęp do osób, które potrzebują danych do wykonywania swoich obowiązków.

Administrator danych

Administrator	Fundacja na Rzecz Zdrowia Psychicznego im. Prof. Kazimierza Imielińskiego
KRS	0001163110
NIP	5273158091
REGON	541283743
Siedziba	ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa
Miejsce świadczenia usług	Pasaż Portowy 1A/7, 11-500 Giżycko oraz online
E-mail	kontakt@fundacja-ki.org
Telefon	+48 576 660 602

W sprawach ochrony danych skontaktuj się z Fundacją przez wskazany adres e-mail lub numer telefonu.

Czyje dane przetwarzamy

W zależności od rodzaju sprawy możemy przetwarzać dane:

• osoby dorosłej korzystającej ze wsparcia lub zainteresowanej usługą
• małoletniego klienta
• rodzica, opiekuna prawnego lub innego przedstawiciela ustawowego małoletniego
• osoby umawiającej lub opłacającej spotkanie w imieniu klienta
• osoby wskazanej do kontaktu w nagłej sytuacji, jeżeli podanie takiego kontaktu jest uzasadnione charakterem wsparcia

Jakie dane możemy przetwarzać

• dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko, data urodzenia lub wiek
• dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail i adres korespondencyjny
• dane rodzica, opiekuna lub przedstawiciela ustawowego oraz informacje potrzebne do potwierdzenia jego uprawnienia do działania w imieniu małoletniego
• dane związane z umawianiem spotkań, przebiegiem współpracy, płatnościami i rozliczeniami
• informacje przekazane podczas konsultacji, w tym dane dotyczące samopoczucia, zdrowia psychicznego i fizycznego, historii leczenia, sytuacji rodzinnej oraz społecznej, o ile są potrzebne do udzielenia wsparcia
• korespondencję, ustalenia organizacyjne oraz dokumentację sporządzaną w związku ze świadczonym wsparciem

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od klienta albo jego przedstawiciela ustawowego. Możemy je również otrzymać od osoby, która umawia spotkanie w imieniu klienta, lub od współpracującego specjalisty, jeżeli przekazanie danych jest zgodne z prawem i potrzebne do zapewnienia ciągłości wsparcia.

Cele i podstawy przetwarzania

Udzielenie informacji i umówienie spotkania

Przetwarzamy zwykłe dane osobowe, aby odpowiedzieć na zapytanie, ustalić potrzeby organizacyjne, dobrać formę wsparcia i umówić spotkanie. Podstawą jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Świadczenie wsparcia psychologicznego

Zwykłe dane osobowe przetwarzamy w celu wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli do udzielenia wsparcia potrzebne są dane o zdrowiu lub inne szczególne kategorie danych, przetwarzamy je tylko wtedy, gdy istnieje dodatkowa podstawa z art. 9 RODO.

• art. 9 ust. 2 lit. h RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do diagnozy, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego i odbywa się przez osobę podlegającą obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej albo pod jej odpowiedzialnością
• art. 9 ust. 2 lit. a RODO, czyli wyraźna zgoda, gdy jest potrzebna, a podstawa związana z opieką zdrowotną nie ma zastosowania

Wyraźna zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu jest dobrowolna. Jeżeli jednak dane te są konieczne do bezpiecznego i rzetelnego udzielenia wybranego rodzaju wsparcia, brak zgody może uniemożliwić jego rozpoczęcie lub kontynuowanie.

Ochrona życia i zdrowia w nagłej sytuacji

W wyjątkowej sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów klienta lub innej osoby, a osoba nie jest fizycznie lub prawnie zdolna do wyrażenia zgody, podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. d oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO. Może to obejmować przekazanie niezbędnych informacji służbom ratunkowym lub innym uprawnionym podmiotom.

Obowiązki prawne i rozliczenia

Przetwarzamy dane potrzebne do wystawiania dokumentów księgowych, prowadzenia rachunkowości, wykonywania obowiązków podatkowych oraz realizacji innych obowiązków wynikających z prawa. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami.

Bezpieczeństwo i roszczenia

Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa klientów i personelu, organizacji pracy, wykazania przebiegu współpracy, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz obsługi skarg. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Fundacji, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli cel wymaga użycia danych szczególnych kategorii, stosujemy również właściwą podstawę z art. 9 RODO, w szczególności art. 9 ust. 2 lit. f w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania zależy od celu, rodzaju danych i obowiązków prawnych. Stosujemy następujące zasady:

• dane potrzebne do umówienia i realizacji wsparcia przechowujemy przez czas współpracy, a po jej zakończeniu przez okres potrzebny do rozliczenia sprawy i upływu terminów przedawnienia roszczeń; w zależności od rodzaju roszczenia może to być co do zasady 3 albo 6 lat
• dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych według reguł właściwych dla danego obowiązku
• jeżeli dokumentacja prowadzona przez Fundację lub specjalistę stanowi dokumentację medyczną w rozumieniu przepisów, przechowuje się ją przez okresy wynikające z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta; podstawowy okres wynosi 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkami przewidzianymi w tej ustawie
• dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do osiągnięcia celu albo do wycofania zgody, a informacje potrzebne do wykazania udzielenia zgody do upływu terminu przedawnienia roszczeń
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania

Po upływie właściwego okresu dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które mają do tego podstawę prawną lub których udział jest potrzebny do świadczenia wsparcia i prowadzenia Fundacji. Mogą to być:

• osoby upoważnione przez Fundację oraz specjaliści zaangażowani w świadczenie wsparcia, zobowiązani do poufności
• dostawcy poczty elektronicznej, hostingu, systemów informatycznych, narzędzi do umawiania spotkań, archiwizacji i wsparcia technicznego
• banki i operatorzy płatności, jeżeli uczestniczą w rozliczeniu
• biuro księgowe, audytorzy, ubezpieczyciele oraz podmioty świadczące pomoc prawną
• sądy, organy ścigania, organy podatkowe, podmioty lecznicze, służby ratunkowe lub inne uprawnione instytucje, gdy wynika to z prawa lub jest niezbędne do ochrony życia i zdrowia

Nie udostępniamy danych klientów do celów handlowych i nie sprzedajemy ich. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Fundacji działają na podstawie umów i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Fundacji.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Fundacja dobiera dostawców z uwzględnieniem bezpieczeństwa danych. Niektórzy dostawcy usług chmurowych, pocztowych lub komunikacyjnych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane. Informację o zastosowanym mechanizmie można uzyskać, kontaktując się z Fundacją.

Prawa związane z przetwarzaniem danych

W zakresie przewidzianym przez RODO możesz:

• uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, otrzymać dostęp do nich i ich kopię
• żądać sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych
• żądać usunięcia danych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek określonych w RODO
• żądać ograniczenia przetwarzania
• otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji
• wycofać zgodę w każdym czasie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania
• wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Aby skorzystać z prawa, napisz na kontakt@fundacja-ki.org. Przed realizacją wniosku możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Skargę można złożyć do Prezesa UODO; informacje są dostępne na uodo.gov.pl. Adres Urzędu: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dane małoletnich klientów

W przypadku małoletniego klienta informacje organizacyjne i wymagane oświadczenia przekazuje rodzic, opiekun lub inny uprawniony przedstawiciel. Zakres uprawnień do działania w imieniu małoletniego oceniamy zgodnie z jego wiekiem, stopniem dojrzałości oraz właściwymi przepisami. W miarę możliwości przekazujemy małoletniemu informację o przetwarzaniu danych w jasnej, dostosowanej do wieku formie.

Przedstawiciel ustawowy powinien przekazywać tylko dane potrzebne do udzielenia wsparcia oraz zadbać o prawdziwość informacji dotyczących jego uprawnienia do reprezentowania małoletniego.

Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane identyfikacyjne, kontaktowe i informacje potrzebne do bezpiecznego udzielenia wsparcia mogą być konieczne do umówienia spotkania i wykonania umowy. Dane wymagane przepisami muszą zostać podane, jeżeli dany obowiązek ma zastosowanie. Brak danych nieobowiązkowych nie może prowadzić do odmowy pomocy, chyba że bez tych informacji nie da się jej udzielić bezpiecznie lub rzetelnie.

Zautomatyzowane decyzje

Fundacja nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania.

Aktualizacja informacji

Informację możemy aktualizować, gdy zmienią się przepisy, zakres usług lub sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na stronie Fundacji. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób korzystania z danych klientów, przekażemy informację odpowiednim kanałem kontaktu, gdy będzie to wymagane lub uzasadnione.